Moderne Wissensarchitektur & Informationsflüsse

Vom Chaos zur Klarheit: Wissen finden statt suchen.

Wir bauen moderne Wissensarchitekturen in denen Informationen gefunden werden und nicht in E-Mail-Postfächern und Netzlaufwerken verschwinden. Die Frage "Wo war nochmal das Dokument von letztem Jahr" kostet Unternehmen täglich Stunden. Wissen steckt in E-Mails, auf Netzlaufwerken und in Köpfen einzelner Personen, neue Mitarbeitende brauchen Wochen um sich zurechtzufinden.

Wir schaffen Strukturen die Wissen zugänglich machen: In Phase eins führen wir eine Bestandsaufnahme durch um zu verstehen wo Wissen heute liegt und wo es gesucht wird, entwickeln eine passende Informationsarchitektur und definieren Dokumentationsprinzipien sowie Rollenmodelle. Phase zwei umfasst die Auswahl passender Plattformen wie Microsoft 365, Confluence oder Notion, den Aufbau der Grundstruktur mit Bereichen, Berechtigungen und Templates sowie die Migration kritischer Inhalte.

In Phase drei entwickeln wir Templates für wiederkehrende Dokumenttypen, automatisieren Informationsprozesse wie automatische Ablage und Versionierung und optimieren die Suche durch Metadaten, Tags und Verschlagwortung. Phase vier beinhaltet die Schulung der Mitarbeitenden wie sie in der neuen Struktur arbeiten, Change-Begleitung von der alten zur neuen Arbeitsweise und kontinuierliche Optimierung basierend auf Nutzerfeedback.

Unser Ansatz ist nutzerorientiert denn die beste Struktur ist die die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich nutzen. Wir arbeiten evolutionär und starten mit einem MVP das wir kontinuierlich weiterentwickeln. Pragmatisch fokussieren wir uns auf das was wirklich zählt denn nicht jedes Dokument muss perfekt strukturiert sein. Typische Ergebnisse sind 70 Prozent weniger Zeit für Informationssuche, Onboarding neuer Mitarbeitender das von Wochen auf Tage reduziert wird, Wissen das im Unternehmen bleibt auch wenn Mitarbeitende gehen sowie Transparenz bei der jeder weiß wo welche Information zu finden ist.

Geeignet für wachsende Unternehmen die ihre Strukturen professionalisieren wollen, Organisationen mit hoher Fluktuation oder Remote-Teams sowie alle die genug von E-Mail-Chaos haben.